15° SESIÓN: MONITOREO Y CONTROL DEL NEGOCIO

MONITOREO Y CONTROL DEL NEGOCIO

• Seguimiento de planificación.
• Seguimiento a control de cambios y calidad.
• Entrega y aceptación de avances.
• Control del cronograma y gestión del mismo.
• Monitoria al presupuesto y flujo de caja de planificación.
• Cierre de adquisiciones y terminación del proyecto.

SEGUIMIENTO DE PLANEACIÓN

ESTRATEGIAS DE PLANEACIÓN Y SEGUIMIENTO: 

--Obtener información.

-Análisis 

-Contextualizar

-Diagnóstico

-Objetivos y prioridades

-Estrategias y programas

-Proyectos y acciones

-Metas e indicadores

-Seguimiento

-Evaluación.

Seguimiento a control de cambios y calidad

El Proceso de Control Integrado de Cambios consiste en supervisar las solicitudes de cambio, aprobar aquellos cambios que se consideren convenientes y gestionar la implementación de esos cambios

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Qué es el control de cambios del proyecto: es realizar el control integrado de cambios del proyecto, pasa por el proceso de supervisar y controlar los trabajos del proyecto.

Cuando debemos realizar el Control Integrado de Cambios:  siempre. El  control integrado de cambios interviene durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Cómo se tratan las solicitudes de cambio: las solicitudes de cambio siguen las reglas especificadas en el control de cambios y de la configuración. Como norma general las solicitudes de cambio para el proyecto se deben complementar con un estudio del impacto que tendrán estos cambios sobre el Proyecto. Las solicitudes de cambio del proyecto se estudian y son aprobadas o rechazadas.

Trabajos del control de cambios: comprobar todas las solicitudes de cambio para el proyecto + aprobarlas, si aplica + rechazarlas, si aplica. Es responsabilidad del director del proyecto comprobar la correcta implementación de todas aquellas solicitudes de cambio que fueron aprobadas para el proyecto.

Entradas del proceso de control de cambios: para realizar un control integrado de cambios necesitaremos conocer previamente, el plan de dirección del proyecto + informes sobre el rendimiento de los trabajos + las solicitudes de cambio.

Aprobar o rechazar una solicitud: requiere principalmente de herramientas de control de cambios que deben haber demostrado su eficacia + los gerentes de proyecto necesitaremos establecer reuniones con el equipo de trabajo + tener en cuenta el juicio de expertos. Una vez aprobado un cambio se registrará en el plan de dirección del proyecto y aparecerá, si aplica, en las líneas base del Proyecto.

El comité de control de cambios del Proyecto (CCB): es el que se encarga de todos los trabajos necesarios en el proceso de control integrado de cambios.

La autoridad: para aprobar o rechazar un cambio tiene que existir una autoridad competente que, por norma general, se suelen encontrar dentro del equipo de dirección del proyecto aunque también puede ser un elemento externo como una persona u organización.

Algunas autoridades: en los proyectos que se ejecuten mediante contratos, los cambios son aprobados por la change control board , la project board, el steering committee y el cliente del proyecto. Si los cambios afectan al acta de constitución del Proyecto, además, deberá ser aprobada por el patrocinador. También es verdad que según el tipo de proyecto el patrocinador y el cliente pueden ser la misma persona. Si los cambios son menores los puede aprobar el comité de dirección del proyecto directamente

Cómo se gestiona una solicitud de cambio: cualquier Stakeholders puede detectar una necesidad y desear generar un cambio que cubra esa necesidad. El equipo de dirección del proyecto la valorará para ver todas sus consecuencias e implicaciones sobre la globalidad del proyecto y  ver como afecta a las lineas base del proyecto. El director del proyecto emitirá la solicitud de cambio y, en función de su importancia, se lleva al órgano correspondiente para que toma la decisión sobre su aceptación.

Beneficio del control integrado de cambios: reduce el riesgo del Proyecto. El riesgo del proyecto aumenta si implementamos cambios en el Proyecto sin un control adecuado.

El control integrado de cambios mantiene actualizado: el plan para la dirección del proyecto + el enunciado del alcance del proyecto + otros entregables. El Project Manager debe asegurarse de que sólo los cambios aprobados se incorporen a una línea base revisada, cualquier otra inclusión de cambios en las líneas base distorsionarían el Proyecto con graves consecuencias.

Cómo registrar las solicitudes de cambio: deben registrarse por escrito e ingresarse al sistema de gestión de cambios y/o al sistema de gestión de la configuración.

ENTREGA Y CONTROL DE AVANCES DEL PROYECTO

CONTROL DEL CRONOGRAMA Y GESTIÓN DEL MISMO

Controlar el cronograma consiste en dar seguimiento al grado de ejecución del cronograma del proyecto y en controlar los cambios en la línea base del cronograma. El control del cronograma implica:

• Determinar el estado actual del cronograma del proyecto
• Influir sobre los factores que crean cambios en el cronograma con el objetivo de estabilizarlos y controlarlos
• Determinar qué elementos del cronograma del proyecto han cambiado y cuantificar su impacto
• Gestionar e implementar los cambios, a medida que suceden

Con objeto de mejorar el rendimiento del cronograma del proyecto, el control del cronograma solicita cambios y/o recomienda acciones correctivas y preventivas al proceso 4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios. El control del cronograma comprueba la implementación de todas las que hayan sido aprobadas en el proceso de control de cambio que afecten al cronograma del proyecto, en coordinación con el proceso 8.3 Controlar la Calidad, el cual, debe validar la correcta implementación de todos los cambios aprobados.

• Monitoria al presupuesto y flujo de caja de planificación.

• Cierre de adquisiciones y terminación del proyecto.

Cerrar las Adquisiciones es el proceso de finalizar cada adquisición para el proyecto. Brinda apoyo al proceso Cerrar el Proyecto o la Fase, ya que implica verificar que la totalidad del trabajo y de los entregables sean aceptables.